7. Què s’ha de fer en accedir a l’acte (Procés de Registre)?

Al accedir a la licitació s’ha de fer el registre a l’acte. A continuació s’exposa la manera de fer-ho si no s’ha fet amb anterioritat a alguna Presentació Explicativa o a alguna altre licitació:

a) Document de Consentiment:

Omplir manualment i signar un Document de Consentiment referent a l’ús, tractament i protecció de dades de caràcter personal.

b) Fitxa de registre individual:

Entregar el Document de Consentiment juntament amb el DNI a la Taula de Registre, on hi ha una persona de l’organització encarregada de confeccionar les fitxes de registre individuals. Una vegada introduïdes les dades a l’aplicació informàtica (noms, cognoms, adreça, telèfons de contacte i correu electrònic), es torna el DNI.

c) Fitxa de registre de la unitat licitadora (UL):

Una vegada fet tot això, la Taula de Registre pregunta si hi ha algun/a acompanyant que participi conjuntament a la licitació amb la persona que s´acaba de registrar. Si la resposta es negativa, és a dir, que es ve sol, el Procés de Registre segueix el seu procés normal. Si la resposta és afirmativa, és a dir, es ve acompanyat, els acompanyants fins a un màxim de tres, hauran de procedir també a registrar-se si no ho han fet amb anterioritat. Una vegada tots els acompanyants s’hagin registrat, es pregunta quina és la persona portaveu del grup per tal de confeccionar a l'aplicació informàtica la fitxa de registre de la unitat licitadora (UL).

Aquest concepte de unitat licitadora és molt important i per això, a continuació, s’explica en detall el que és i les seves implicacions:

Una UL és un grup de persones, que poden ser 1,2,3 o 4 com a màxim, que assisteixen i fan acceptacions de proposicions en una licitació de forma conjunta, quedant tots ells subjectes també de forma conjunta a tots els acords contractuals que es poguessin derivar de la seva actuació en el Procés d´Acceptació de Proposicions. Cada UL té un portaveu que s´haurà d´identificar en el Procés de Registre, el qual serà la persona de referència a qui es dirigirà el Director de la licitació en el supòsit que hi hagués algun tipus de desacord dins de la UL. El xec pel 5% de la proposició de sortida per poder-se registrar a la licitació, li serà també retornat al portaveu de la UL en el cas de no resultar aquesta la guanyadora de la licitació segons les normes explicades a las Bases de la Licitació.

Totes aquestes dades es demanen per poder informar a la primera proposició en reserva de la opció que té de compra en el cas que l’Escriptura de Compravenda no s’acabés firmant amb el guanyador/a del Subprocés d’Acceptació de Proposicions que ja ha firmat el Contracte d’Arres. Aquest mateix procés es pot repetir de forma sistemàtica, fins a arribar a la dècima proposició en reserva, si totes les anteriors que tenien preferència acabessin no firmant l’Escriptura de Compravenda. Aquestes dades també es faran servir per poder informar a totes les UL´s de futures noves licitacions on hi hagi immobles de similars característiques.

Tota aquesta informació està convenientment protegida segons la Llei Orgànica 15/1999, de protecció de dades de caràcter personal.

d) Dipòsit del xec bancari:

Entregar en dipòsit un xec bancari pel 5% del valor de la proposició de sortida a nom de Torrent de Juià S.L. En aquest moment l’organització de la licitació introdueix a l'aplicació informàtica, juntament amb les dades personals de cadascun dels integrants de la UL, el número del xec per tal de preparar un Document de Registre de la UL, que és al mateix temps un rebut conforme s’ha entregat el xec bancari.

En el cas que s´hagi optat per fer una estada a l´habitatge, es pot fer servir el mateix xec que es va confeccionar per fer el dipòsit de l´estada.

e) Document de Registre:

Amb totes aquestes dades, l’organització imprimeix dues copies del Document de Registre i les entrega al portaveu de la UL.

El portaveu i la resta d’integrants de la UL han de firmar ambdues còpies, entregar-ne una a l’organització i guardar-se’n l’altre fins a la sortida de l’acte per tal de sol•licitar el retorn del xec si no es guanya la licitació ni s’ha “trencat” la mateixa.

És molt important haver llegit el Document de Registre abans de firmar-lo, ja que a part de ser el rebut conforme s’ha entregat en dipòsit el xec bancari, s’hi expliquen les Bases per la licitació, que és el document on s´explica el funcionament de la mateixa .

Per tal de fer més àgil el Procés de Registre s’aconsella arribar una hora abans de l’inici de la licitació i haver llegit aquest Document prèviament, consultant-lo en alguna de les Presentacions Explicatives que es celebren abans de cadascuna de les licitacions.

f) Suport de plàstic identificatiu:

Una vegada s’entrega una de les còpies del Document de Registre firmada a l’organització, aquesta fa entrega del suport de plàstic numerat que li servirà a la UL per poder acceptar les proposicions a la licitació. Cada suport té un número diferent, el qual serà l’identificador de cada UL durant l’acte.

Si el Procés de Registre ja s’hagués fet amb anterioritat a alguna Presentació Explicativa o a alguna altre licitació, els passos a seguir són els mateixos que els que s’acaben d’explicar exceptuant que ja no s’han de fer les fases del Document de Consentiment ni la de la fitxa de registre individual. En aquests casos el procés és molt més ràpid perquè les dades ja estan introduïdes a l’aplicació informàtica. No obstant, s’ha de definir igualment les persones que integren la UL i el seu portaveu per procedir a fer la fitxa de registre de la UL i la resta de tràmits.

Per a donar a conèixer el Sistema Torrent s´organitzen, amb caràcter periòdic i previament a la licitació, una sèrie de Presentacions Explicatives a la mateixa propietat immobiliaria a licitar, fet que pot ser aprofitat per a visitar-la. Es poden consultar les dates i els horaris a “Presentacions Explicatives” .

Sota petició i sense que això suposi cap tipus de compromís per la seva part, s´ofereix també la possibilitat de fer Presentacions Explicatives on i quan se´ns sol.liciti.