7. ¿Qué hay que hacer para acceder a la licitación (Proceso de Registro)?

Para acceder a la licitación hay que registrarse. A continuación se expone la forma de hacerlo si no se ha hecho con anterioridad en alguna Presentación Explicativa o en alguna otra licitación:

a) Documento de Consentimiento:

Rellenar manualmente y firmar un Documento de Consentimiento referente al uso, tratamiento y protección de datos de carácter personal.

b) Ficha de registro individual:

Entregar el Documento de Consentimiento junto con el DNI en la Mesa de Registro, donde hay una persona de la organización encargada de confeccionar las fichas de registro individuales. Una vez introducidos los datos en la aplicación informática (nombre, apellidos, dirección, teléfonos de contacto y correo electrónico), se devuelve el DNI.

c) Ficha de registro de la unidad licitadora (UL):

Una vez hecho todo esto, la Mesa de Registro pregunta si hay algún/a acompañante que participe conjuntamente en la licitación con la persona que se acaba de registrar. Si la respuesta es negativa, es decir, que viene solo, el Proceso de Registro sigue su proceso normal. Si la respuesta es afirmativa, es decir, si viene acompañada, los acompañantes hasta un máximo de tres, deberán proceder también a registrarse si no lo han hecho con anterioridad. Una vez todos los acompañantes se han registrado, se pregunta quién es la persona portavoz del grupo para confeccionar en la aplicación informática la ficha de registro de la unidad licitadora (UL).

Este concepto de unidad licitadora es muy importante y por esto, a continuación, se explica con detalle lo que es y sus implicaciones:

Una UL es un grupo de personas, que pueden ser 1,2,3 o 4 como máximo, que asisten y hacen aceptaciones de pujas en una licitación de forma conjunta, quedando todos ellos sujetos también de forma conjunta a todos los acuerdos contractuales que se pudieran derivar de su actuación en el Subproceso de Aceptación de Pujas. Cada UL tiene un portavoz que se deberá identificar en el Proceso de Registro, el cual será la persona de referencia a quien se dirigirá el Director de la licitación en el supuesto de que hubiera algún tipo de desacuerdo dentro de la UL. El cheque por el 5% de la puja de salida para poderse registrar en la licitación, también le será devuelto al portavoz de la UL en el supuesto de no resultar ésta la ganadora de la licitación según las normas explicadas en las Bases de la Licitación.

Todos estos datos se piden para poder informar a la primera puja en reserva de la opción que tiene de compra en el caso de que la Escritura de Compraventa no se acabara firmando con el ganador/a del Subproceso de Aceptación de Pujas que ya ha firmado el Contrato de Arras. Este mismo proceso se puede repetir de forma sistemática hasta llegar a la décima puja en reserva si todas las anteriores que tenían preferencia, acabaran no firmando la Escritura de Compra-venta. Estos datos también se utilizarán para poder informar a todas las UL´s de futuras nuevas licitaciones donde haya inmuebles de similares características.

Toda esta información está convenientemente protegida según la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal.

d) Depósito del cheque bancario:

Entregar en depósito el cheque bancario por el 5% del valor de la puja de salida a nombre de Torrent de Juià S.L. En este momento la organización de la licitación introduce en la aplicación informática, junto con los datos personales de cada uno de los integrantes de la UL, el número del cheque para preparar el Documento de Registro de la UL, que es al mismo tiempo un recibo conforme se ha entregado el cheque bancario.

En el supuesto de que se haya optado por hacer una estancia en la vivienda, se puede utilizar el mismo cheque que se confeccionó para hacer el depósito de la estancia.

e) Documento de Registro:

Con todos estos datos, la organización imprime dos copias del Documento de Registro y las entrega al portavoz de la UL.

El portavoz y el resto de integrantes de la UL deben firmar ambas copias, entregar una a la organización y guardarse la otra hasta la salida del acto para solicitar la devolución del cheque si no se gana la licitación ni se ha “roto” la misma.

Es muy importante haber leído el Documento de Registro antes de firmarlo, ya que a parte de ser el recibo conforme se ha entregado en depósito el cheque bancario, se explican las Bases para la licitación, que es el documento donde se explica el funcionamiento de la misma.

Para hacer más ágil el Proceso de Registro se aconseja llegar una hora antes del inicio de la licitación y haber leído este Documento previamente, consultándolo en alguna de las Presentaciones Explicativas que se celebran antes de cada una de las licitaciones.

f) Soporte de plástico identificativo:

Una vez entregada una de las copias del Documento de Registro firmada a la organización, ésta hace entrega del soporte de plástico numerado que le servirá a la UL para poder aceptar las pujas en la licitación. Cada soporte tiene un número distinto, el cual será el identificador de cada UL durante el acto.

Si el Proceso de Registro ya se hubiera hecho con anterioridad en alguna Presentación Explicativa o en alguna otra licitación, los pasos a seguir son los mismos que los que se acaban de explicar exceptuando que ya no hay que hacer las fases del Documento de Consentimiento ni la de la ficha de registro individual. En estos casos el proceso es mucho más rápido porque los datos ya están introducidos en la aplicación informática. No obstante, hay que definir igualmente las personas que integran la UL y su portavoz para proceder a hacer la ficha de registro de la UL y el resto de trámites.

Para dar a conocer el Sistema Torrent se organizan, con carácter periódico y previamente a la licitación, una serie de Presentaciones Explicativas en la misma propiedad inmobiliaria a licitar, hecho que puede ser aprovechado para visitarla. Se pueden consultar las fechas y los horarios en “Presentaciones Explicativas” .

Bajo petición y sin que ello suponga ningún tipo de compromiso por su parte, se ofrece también la posibilidad de hacer Presentaciones Explicativas dónde y cuándo se nos solicite.